På UNC Greensboro overtager elever og medarbejdere styringen af grupper og samarbejde på nettet

Medarbejdere og elever på University of North Carolina i Greensboro har længe brugt Google og G Suite til at dække undervisnings- og kommunikationsbehov og tager de nye værktøjer og funktioner i brug, efterhånden som de lanceres. Skolens it-afdeling opfordrer alle på campus til at anvende G Suite-værktøjerne, så de let kan samarbejde.

Nick Young, it-chef på University of North Carolina i Greensboro (UNCG), mener, at der er to elementer, der er vigtige for teknologien på campus. For det første skal elever og medarbejdere tage værktøjerne til sig, fordi de finder dem nyttige, og ikke fordi de bliver påtvunget dem af it-afdelingen. For det andet skal elever og medarbejdere stort set selv kunne administrere teknologien med minimal hjælp fra it-afdelingen. I de efterhånden mange år, siden UNCG begyndte at bruge Google – i 2005 med Gmail som det første – er det brugervenligheden og den organiske implementering, der har udbredt brugen af G Suite for Education blandt skolens 20.000 elever og 3.500 medarbejdere.

"Vi prøver at lytte til, hvad eleverne og medarbejderne vil have – vi vil ikke fortælle folk, hvad de skal gøre," siger Nick. "Vi gør programmerne tilgængelige og lader det være op til folk, hvilke værktøjer de vil bruge, og på den måde prøver vi at opfordre til, at folk tager teknologien til sig."

Da elever og medarbejdere opdagede værdien af Gmail og andre G Suite-værktøjer som f.eks. Google Docs, begyndte de også gradvist at tage de nye funktioner til sig, som Google har føjet til G Suite i løbet af de seneste ti år som f.eks. Hangouts og Google Grupper. Disse nye værktøjer og funktioner, fortæller Nick, hjalp brugerne på campus til at indse værdien af at samarbejde med hinanden og dele nyttige oplysninger.

Det siger it-lederne

"Google Grupper er blevet en væsentlig del af vores kommunikationsplan på campus."

Nick Young, It-chef, University of North Carolina Greensboro

Selvbetjeningsværktøjer til samarbejde og lagring

"Vores stab af udviklere er ikke kæmpestor," fortæller Nick om sit it-team. Og i betragtning af sin størrelse har universitetet heller ikke mange administrative medarbejdere. Nick er altid på udkig efter en måde at bruge G Suite på, der kan hjælpe elever og medarbejdere med at spare tid og samarbejde mere effektivt uden større indgriben fra it-afdelingens side. "Vi ønsker forbedringer, der er skalerbare – hvor vi kan få størst effekt for få penge," siger han. Det betyder selvbetjeningsværktøjer, som elever og medarbejdere selv kan administrere.

Nick foreslog f.eks., at elevorganisationer og kollegieledere deler meddelelser via Google Grupper i stedet for at bruge værktøjerne til massemails. De manuelt vedligeholdte maillister gjorde det svært at administrere opgaver som f.eks. at tilføje og slette medlemmer. Mails blev ofte ignoreret, da meddelelserne forsvandt i mængden af modtagernes andre mails. Med Google Grupper til specifikke grupper på campus skabte Residence Life-medarbejderne og eleverne onlinefællesskaber, hvor kommunikationen kunne blomstre. Medlemmerne af Google Grupper kan besøge onlinehubben for deres grupper og følge med i, hvordan diskussionerne udvikler sig – eller tjekke vigtige beskeder fra gruppelederne uden at skulle vente på mails.

"Google Grupper har hjulpet os med at reducere infrastrukturen omkring maillister som f.eks. servervedligeholdelse og sikkerhedskopieringer af software," siger Nick. Gruppelederne kan let tilføje og fjerne medlemmer og bruge funktioner som f.eks. Spørgsmål og svar-fora til at stille spørgsmål til andre medlemmer og modtage nye medlemmer. "Google Grupper er blevet en stor del af vores kommunikationsplaner på campus – vi er gået i gang med at føje flere af dem til forskellige alumnigrupper," fortæller Nick.

Fællesdrev er med til at eliminere problemer med ejerskab

Nick hjælper UNCG-afdelingerne med at bruge Google Vault til opbevaring og overførsel af mails, når medarbejdere forlader universitetet. "Dette hjælper os med at håndtere processen omkring en medarbejders afgang bedre," fortæller Nick.

Nick opfordrer også medarbejdere og elever til at bruge Googles fællesdrev til at dele og gemme dokumenter. Da filerne i fællesdrev administreres af en gruppe og ikke af enkeltpersoner, bevares dokumenterne i fællesdrev, selvom et medlem forlader gruppen.

"Med fællesdrev bliver ejerskab af dokumenter ikke til et besværligt problem," siger Nick. På samme måde som med Google Drev og andre G Suite-værktøjer kan administratorerne af fællesdrev styre tilladelser og medlemskab uden at skulle bede om hjælp fra it-afdelingen.

Samarbejde med andre campusser

Eftersom G Suite anvendes i stort omfang i skolesystemet på University of North Carolina, kan administratorer som Nick let dele idéer til forbedring af processerne. Et eksempel på dette er, at administratorerne via Google Hangout samles fra alle dele af UNC-systemet på et "månedligt administratormøde" for at diskutere nye måder at bruge G Suite på.

"Det er sjældent, man har et problem, som en af de andre administratorer ikke kan hjælpe med," fortæller Nick. "Det er en stor hjælp, at vi alle bruger Google, så vi kan interagere på den samme platform – via Hangouts kan vi let løse problemerne."

Organisationsprofil

University of North Carolina i Greensboro (UNCG) er et alment forskningsuniversitet, der tilbyder 85 bachelorlinjer, 74 kandidatprogrammer og 32 forskningsprogrammer med kapacitet til 20.000 elever. Skolens mission er at tilbyde et elevfokuseret og inkluderende fællesskab, der fremmer den intellektuelle nysgerrighed og gør eleverne til engagerede borgere.

Anvendte produkter

Tak for din tilmelding

Let us know more about your interests.